Многочисленные варианты внутренней финансовой политики организаций и коммерческих структур не позволяют сотрудникам или представителям заселяться в гостиницы без официального подтверждения в виде кассового чека, гостиничного счета или других документов, так как командировочные расходы оплачиваются исходя из официальных документов от гостиницы. Такие требования выставляют и бухгалтерии отправляющей стороны, и контрольные органы внутри фирм и т.д.

Наша гостиница использует контрольно-кассовый аппарат в своей работе и поэтому все гости получают на руки надлежаще оформленные отчетные документы : кассовый чек ККМ (кассовый чек с QR-кодом), прайс гостиницы, справку о проживании и гостиничный счет для предоставления в бухгалтерию или финансовый отдел собственной организации. Также для организаций отправляющих сотрудников и оплачивающей расходы безналичным путем (с расчетного счета на банковский счет нашей гостиницы), мы предварительно оформляем двухсторонний договор. 

Общие правила направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в соответствии с ними работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При оформлении проживания в гостинице командированному работнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490,далее – Правила № 490):
- наименование исполнителя;
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
- цену номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
При этом Правила № 490 не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п.) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя).

Счет, выданный гостиницей, можно считать документом, подтверждающим факт оказания услуг, он служит достаточным основанием для санкционирования оплаты денежных обязательств (подп. 15 п. 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н).

В том случае, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), должен выдаваться бланк строгой отчетности (БСО). Обычно гостиницы старались использовать форуму 3Г, однако сейчас многие уже отошли от этой практики.

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) не является документом, оформленным на Бланке Строгой Отчетности, приравненным к кассовым чекам, является первичным документом бухгалтерского учета и не содержит обязательных реквизитов БСО, в частности, шестизначного номера и серии.

Для помощи организациям, отправляющим к нам своих сотрудников, советуем целесообразным сделать запрос в нашу гостиницу, чтобы получить письменное подтверждение факта оплаты от сотрудника учреждения, а также того, что чек ККТ или БСО ему не выдавался. Для этих же целей служит и справка о стоимости номера в гостинице, которую ваш сотрудник может получить при выезде из гостиницы.